Em Portugal, o arquivo morto deve ser conservado, na maioria dos casos, durante 10 anos, de acordo com a legislação fiscal e contabilística. Este prazo aplica-se a documentos como faturas, registos contabilísticos, dossier fiscal, IRC, IVA e IRS.
Neste artigo explicamos, de forma simples e com base na lei portuguesa, quanto tempo deve guardar cada tipo de documento, como arquivar corretamente e o que pode ou não eliminar.
O que é arquivo morto?
Arquivo morto corresponde a documentos que já não são utilizados no dia a dia da empresa, mas que devem ser conservados por obrigação legal, fiscal ou probatória.
Uma empresa gera e recebe diversos documentos ao longo de sua existência. As normas exigem que esses documentos sejam guardados e apresentados a qualquer autoridade competente em caso de auditoria, investigação, litígio, etc., de acordo com procedimentos que variam de um documento para outro.
Quais são os prazos legais de retenção dos documentos em Portugal?
Os prazos legais para o arquivo de documentos contabilísticos, ou seja, para a conservação de diferentes documentos fiscais são fixados pela respetiva legislação que regula esses mesmos documentos.
Apresentamos de seguida os prazos para cada um dos tipos de documentos fiscalmente relevantes, bem como a localização dessa mesma informação.
Documentos Contabilísticos e Correspondência: Segundo o n.º1 do artigo 40º do Código Comercial, estes dois tipos de documentos devem ser conservados durante 10 anos:
Dossier Fiscal: O dossier fiscal é uma compilação de documentos, referente a um determinado período de tributação e utilizado para controlo e inspeções por parte da Autoridade Tributária.
Segundo n.º1 do artigo 130º do Código do IRC, estes devem ser conservados durante 10 anos.
Documentos de IRC: Segundo o n.º1 do artigo 19º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro, todos os registos contabilísticos, livros e documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos:
Documentos de IVA: Segundo o n.º1 do artigo 52º do Código do IVA, todos os livros, registos e respetivos documentos de suporte devem ser conservados durante 10 anos, mesmo quando a comunicação é feita por meios informáticos:
Documentos de IRS: Mesmo os trabalhadores independentes estão obrigados a arquivar os seus documentos fiscalmente relevantes. Segundo o n.º2 do artigo 113º do Código de IRS, esta conservação deve ser feita durante 10 anos:
Em resumo, os principais prazos são os seguintes:
| Tipo de Documento | Prazo de Conservação | Observações |
| Documentos Contabilísticos e Correspondência | 10 anos | Inclui correspondência emitida e recebida, escrituração mercantil e documentos de suporte. |
| Dossier Fiscal | 10 anos | Obrigatório para sujeitos passivos de IRC, exceto os isentos nos termos do Art.º 9.º |
| Documentos de IRC | 10 anos | Aplica-se a livros, registos contabilísticos e documentos de suporte. |
| Documentos de IVA | 10 anos | Inclui documentos tratados por meios informáticos. |
| Documentos de IRS | 10 anos | Aplica-se também a trabalhadores independentes. |
Documentos em formato físico ou digital?
Independentemente da documentação estar em formato físico ou eletrónico, a sua correta conservação implica a criação de um plano de arquivo.
Neste plano deve constar um ficheiro com a lista de todos os documentos fiscais presentes no arquivo, e deve estar organizada de forma sequencial e ininterrupta para permitir uma busca simples através da identificação de cada documento.
Alguns pontos importantes:
- Documentos emitidos e recebidos em formato eletrónico devem ser conservados também em formato digital;
- Documentos em papel podem ser digitalizados;
- O arquivo digital deve garantir autenticidade, integridade e fiabilidade;
- A conservação de documentos deve respeitar também o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).
Como implementar um arquivamento eficaz
A gestão de arquivos em papel e digitais deve ser feita com a máxima seriedade pela empresa. Para atualizar o seu processo de arquivamento, seguem algumas boas práticas:
- Defina as regras de arquivamento da empresa , de acordo com a natureza dos documentos e a atividade, e considerando se os documentos são recebidos em formato físico ou digital;
- Identifique os principais responsáveis pelo arquivamento dentro da empresa;
- Para documentos digitais: escolha ferramentas adequadas , como um cofre digital ou um software dedicado;
- Planeje sistemas de backup em caso de falha da ferramenta;
- Remova regularmente os documentos obsoletos dos arquivos.
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Guardar corretamente o arquivo morto não é apenas uma questão de organização, mas sim de cumprimento legal, segurança e proteção da empresa.
Uma gestão documental eficaz evita problemas futuros e garante tranquilidade perante qualquer inspeção ou auditoria.
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