Organizar “papelada e mais papelada” é um passo chato, mas essencial para o bom funcionamento de qualquer empresa, quer seja para garantir conformidade legal, para facilitar o acesso à informação, ou simplesmente evitar o caos nos armários, por isso é fundamental saber escolher o material de arquivo adequado.
Com tantas opções existentes, como dossiers, pastas, caixas, separadores, entre outros, a decisão nem sempre é óbvia. Por esse motivo, neste artigo vamos tentar ajudar a perceber o que realmente faz sentido para o seu negócio, dando-lhe dicas úteis e práticas para comprar material de arquivo, de forma mais inteligente e económica.
Dossiers e pastas de arquivo
Quando falamos em organização ativa, ou seja, de documentos que se usam diariamente ou com muita frequência, os dossiers e as pastas de arquivo são sempre o investimento mais adequado. Isto porque permitem uma organização mais eficiente por cliente, por projeto ou departamento, com facilidade de acesso e manuseamento da documentação, permitem ainda com facilidade colocar os documentos no lugar que pretendemos, sem ter que retirar os documentos todos.
Para que possa garantir uma maior produtividade e longevidade, opte por modelos com sistema de alavanca e lombada larga. Outra dica importante que lhe queremos deixar, é que se adicionar separadores de cartolina ou plástico dentro dos dossiers, é também uma forma muito eficaz de segmentar a informação e de garantir mais organização.
Se é adepto(a) das compras online, procure sempre lojas online que lhe permitam adquirir estes artigos em caixas completas. Para além de beneficiar de um preço por unidade mais baixo, está também a reduzir o custo de transporte e de embalagem, pois os artigos são enviados diretamente na embalagem original do fabricante. Esta prática reduz o manuseamento e acelera o processo de expedição, com vantagens logísticas e económicas para todos os envolvidos. Fica aqui a nossa sugestão, para que se lembre quando estiver a efetuar compras online.
Pasta+caixa fixa A4 c/Lombada larga L80 Marmoreada
Pastas e caixas de arquivo morto
Os documentos que já não requerem consulta frequente, porque são antigos, de projetos já finalizados e arquivados, ou cujo arquivo é apenas um requisito lega, devem ser transferidos para o chamado arquivo morto. Para esse efeito, existem pastas e caixas específicas, desenvolvidas para resistir ao tempo e facilitar o empilhamento, transporte e armazenamento prolongado.
Enquanto especialistas nesta área, sugerimos que estas caixas sejam robustas, de fácil identificação e, idealmente, que permitam a colocação de etiquetas ou referências visuais. Quanto à escolha de materiais e dimensões, deve ter sempre em conta o espaço que tem disponível e o volume dos documentos que arquiva mensalmente.
Para facilitar a sua escolha neste âmbito, a nossa loja online apresenta uma seleção simplificada de centenas de modelos semelhantes: um modelo económico, um de marca própria com excelente relação qualidade/preço e mais um ou dois de marcas reconhecidas. Esta abordagem dá-lhe liberdade de escolha e acaba por reduzir a complexidade da decisão, tornando o processo de compra mais rápido e eficaz.
Caixa cartão Arquivo morto Partness L80 340X250MMS Kraft
Separadores, micas e bolsas catálogo
A ajuda silenciosa da organização.
Para reforçar uma melhor organização, principalmente quando falamos de pastas e dossiers, nada melhor do que acrescentar separadores . Estes podem ser de cartolina ou de plástico e são aliados indispensáveis na organização interna de dossiers e pastas. Permitem categorizar documentos por tema, cronologia ou importância, o que acaba por aumentar significativamente a produtividade, pois reduzem o tempo que se perde à procura da documentação que precisa.
As micas e as bolsas catálogo, apesar de serem concebidas para apresentação ou proteção, são frequentemente usadas como soluções rápidas de arquivo. São especialmente úteis quando se pretende proteger documentos soltos ou manter conjuntos de papéis visíveis e organizados, mesmo sem perfurar. Quem é que nunca juntou vários documentos relacionados com uma determinada temática numa só mica e colou um post-it com o nome do “assunto”? As micas acabam sempre por ser ótimas aliadas da organização de papéis. Apesar de não serem tecnicamente artigos de arquivo, muitos profissionais utilizam-nas como complemento prático, para organização, proteção e até mesmo transporte de documentos.
Separadores ANCOR A4 Cartolina 12 posições
Separador Q-Connect Plástico 10 Separadores A4
Bolsa catálogo Micas A4 100 Un Q-Connect
Comprar bem é comprar em confiança
Ao escolher onde adquirir o seu material de arquivo, vale a pena considerar mais do que apenas o preço unitário. Algumas lojas especializadas, como é o caso da Partness, utilizam tecnologia de comparação de preços em tempo real, analisando diariamente os valores de fornecedores nacionais e internacionais. Isso permite oferecer, na maioria dos casos, o preço mais competitivo possível.
Ainda que, pontualmente, um concorrente possa estar a trabalhar com um fornecedor específico com preço inferior, a probabilidade de encontrar o melhor preço recai, na prática, sobre plataformas que investem neste tipo de tecnologia.
Outro factor a considerar é a possibilidade de beneficiar de funcionalidades empresariais: contas com múltiplas moradas de envio (ideal para empresas com várias filiais), tabelas de preços personalizadas conforme o volume de compras, e até opções de revenda com envio direto ao cliente final.
Além disso, ao adquirir em quantidades maiores, como por exemplo, caixas completas de dossiers ou separadores, vai estar a reduzir o custo logístico. Muitos fornecedores conseguem, nesses casos, enviar os artigos diretamente do fabricante ou utilizar meios de transporte mais económicos, como paletes, traduzindo-se numa poupança real para o cliente.
Importa também compreender o conceito de TCR=Taxa de Compra Reduzida, aplicado em encomendas de valor mais baixo. Este valor cobre não apenas o transporte em si, mas também os custos operacionais como a comissão dos meios de pagamento, o tempo de picking no armazém, o embalamento, a impressão de faturas, entre outros. É uma forma mais justa e transparente de equilibrar os custos sem inflacionar os preços unitários dos produtos.
Tenha sempre em conta estes pormenores, analise bem e compre em confiança.
O material de arquivo certo exige o fornecedor certo
Seja para organização corrente ou arquivamento definitivo, investir no material de arquivo adequado , como dossiers e pastas de arquivo, caixas de arquivo morto, entre outros, é essencial para manter a eficiência documental da sua empresa. Mas tão importante quanto o produto, é escolher um fornecedor que compreenda as necessidades da sua organização e que lhe dê garantias e confiança.
Trabalhar com parceiros que simplificam o processo de compra, garantem entregas fiáveis e resolvem problemas antes mesmo deles surgirem, faz toda a diferença no dia a dia de uma empresa. Há quem acompanhe cada encomenda até à confirmação da entrega, resolvendo imprevistos de forma proactiva e, muitas vezes, sem que o cliente se aperceba. É este tipo de serviço que deve ter em conta na sua seleção. No fim de contas, mais do que comprar caixas e pastas, está a investir na organização e eficiência do seu negócio. E isso exige um fornecedor que acompanhe, aconselhe e entregue com fiabilidade. O que adiante um preço melhor se depois gasta imenso tempo a resolver problemas, Notas de Crédito, etc.
A Partness distingue-se exatamente por isso: entregas rápidas, resolução de imprevistos de forma pro ativa e oferta de um serviço personalizado, pensado para empresas.
Visite a loja online em www.partness.com e descubra como podemos ajudar a sua empresa a poupar tempo e dinheiro!
Ainda com dúvidas? Consulte a nossa secção de Perguntas Frequentes e esclareça tudo o que precisa antes de avançar com a sua encomenda. Estamos aqui para ajudar.
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